10 gode råd, når du skal vælge HR-system

Tænk over dette, når I skal evaluere HR-systemer

At vælge et HR-system er en strategisk beslutning, der påvirker hele organisationen. Med det rette system styrkes alt fra virksomhedskultur til employer branding. Derfor er det afgørende at sammenligne forskellige muligheder, før I beslutter jer.

Ofte er flere afdelinger involveret i valget, og i sidste ende berører beslutningen alle medarbejdere. Ved at sammenligne flere systemer får I et klart billede af, hvilket der bedst understøtter jeres behov, mål og arbejdsgange.

Her er 10 områder, som det er værd at overveje, når I evaluerer HR-systemer. De kan fungere som en nyttig guide i udvælgelsesprocessen.

1. Funktionalitet

Funktionalitet er altafgørende. Systemet skal understøtte jeres arbejdsprocesser og samle så meget af HR-arbejdet som muligt på én platform.

Bredde: Dækker systemet alle HR-områder, der er relevante for jer? (fx onboarding, fravær, samtaleværktøjer, kompetencestyring)
Dybde: Hvor avancerede er funktionerne? Kan I tilpasse arbejdsgange, generere egne rapporter og håndtere komplekse regler?
Modulopbygning: Er det muligt at tilføje eller fjerne funktioner efter behov?

Illustration av en artsy typ som blir kontaktad

2. Brugervenlighed

Et system er kun effektivt, hvis det bliver brugt. Alle relevante medarbejdere skal nemt kunne finde rundt i det.

Opgaveløsning: Hvor mange klik kræves for at registrere fravær, finde kontaktoplysninger eller godkende ferie? Færre klik er oftest at foretrække.
Brugergrænseflade: Er systemet logisk opbygget og tilpasset jeres organisation? Er der gode søgefunktioner og mulighed for personlige visninger?
Platforme: Alle funktioner bør være tilgængelige både på desktop og mobil uden besvær.

Illustration av en artsy typ som jämför lösningar.

3. Fleksibilitet

Jeres organisation udvikler sig, og HR-systemet skal kunne vokse i takt med jeres behov. Fleksibilitet og skalerbarhed er nøglen til, at systemet fungerer lige så godt i dag som om fem år.

Arbejdsgange og skabeloner: Kan I tilpasse flows og tilføje funktioner efterhånden?
Roller og rettigheder: Kan man nemt styre og justere adgangsrettigheder?
Organisationsstørrelse: Kan systemet skaleres, så det også fungerer, hvis I vokser betydeligt?

4. Automatisering

At digitalisere manuelle processer og automatisere dem skaber mere effektive arbejdsgange og kan frigøre ressourcer i hele organisationen.

Automatiske flows: Hvilke workflows er inkluderet? Kan I selv designe nye?
Transparens: Er det klart, hvad der aktiverer forskellige handlinger, og kan man justere flows efter behov?
Self-service: Kan medarbejdere selv oprette påmindelser og opgaver?

5. Integrationer

Eksisterende systemer, som fungerer godt og som I ønsker at beholde, skal kunne integreres med jeres nye HR-system. Det samme gælder for nye systemer, I eventuelt får brug for i fremtiden.

Systemintegration: Understøtter det åbne API’er og webhooks?
Systemudskiftning: Kan systemet erstatte andre? Er datamigrering enkel?
Login-løsning: Understøtter det jeres nuværende login- og autentifikationssystem?

6. Rapportering og analyse

For at kunne træffe gode beslutninger, har HR og ledelsen brug for et klart beslutningsgrundlag. Et godt HR-system giver jer indsigter, der gør en reel forskel.

Rapporter: Skal kunne generere statistik over eksempelvis sygefravær og arbejdstimer.
Analyser: Mulighed for trendanalyser og indsigter – fx over lønomkostninger.
Tilpasning: Det er en fordel nemt at kunne bruge foruddefinerede rapportskabeloner, men der bør også være mulighed for at oprette egne rapporter og nøgletal – for eksempel til at evaluere effekten af interne kurser og uddannelsesforløb.

7. Implementering, support og driftssikkerhed

Uanset hvor godt systemet ser ud på papiret, skal det fungere i praksis. Derfor er det vigtigt med en velplanlagt implementering og en stabil supportfunktion. Det er afgørende at have overblik over, hvad leverandøren tilbyder på disse områder.

Implementeringsplan: Har leverandøren en realistisk og tydelig plan?
Support: Er hjælpen hurtig, kompetent og tilgængelig også efter implementering?
Stabil leverandør: Undersøg virksomhedens erfaring og referencer.

8. Sikkerhed, databeskyttelse og GDPR

Personoplysninger skal håndteres sikkert og i overensstemmelse med lovgivningen. Undersøg, hvordan systemet opbevarer og beskytter information.

Datalagring: Hvor og hvordan opbevares data? Hvilke sletningsrutiner anvendes?
Sikkerhed: Hvordan beskyttes systemet mod hackerangreb?
GDPR: Overholder systemet den gældende databeskyttelsesforordning?

9. Medarbejderengagement

Et moderne HR-system skal bidrage til, at medarbejderne trives, føler sig trygge og har mulighed for at udvikle sig. Her er nogle funktioner, der er vigtige for at støtte medarbejderne i deres arbejdsliv:

Egenkontrol: Let adgang til egne oplysninger, ferie og virksomhedens politikker.
Feedback og mål: Værktøjer til udviklingssamtaler og målstyring.
Mobil adgang: Nem adgang til HR-systemet via smartphone.

10. Pris og prismodel

Prisen på et HR-system kan variere meget. Det handler ikke kun om selve beløbet, men også om, hvordan prismodellen er opbygget over tid.

Gennemsigtighed: Er det tydeligt, hvad der er inkluderet, og hvad der koster ekstra?
Licensmodel: Betaler I per medarbejder, per modul eller en fast pris?
Bindingsperiode: Hvor længe er I bundet af aftalen?

Klar til at tage næste skridt?

At vælge det rette HR-system kan virke både udfordrende og tidskrævende, men ved at kortlægge jeres behov og evaluere forskellige løsninger, bliver det lettere.

Gevinsten ved at gøre et godt forarbejde er stor, for et virkelig godt HR-system er en investering, der gør en forskel for hele virksomheden – både på kort og lang sigt.

Det første skridt er at finde de rette leverandører at sammenligne dem. Ved at udfylde skemaet på denne side, bliver I sat i kontakt med leverandører, der tilbyder systemer, som matcher jeres behov. Tal med dem og stil spørgsmål – også dem, der måske føles banale – og sammenlign deres tilbud.

Held og lykke med valget af HR-system!

Få tilbud på et HR-system nu